Das Schreiben eines Entschuldigungsbriefes für eine verspätete Zahlung ist sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich üblich. Manchmal vergessen wir völlig, dass wir eine Zahlung leisten müssen. Manchmal denken wir, dass wir die Rechnung bereits bezahlt haben und manchmal haben wir einfach nicht das Geld, wenn wir es brauchen. Es passiert uns allen irgendwann einmal.

Es gibt Dutzende von Gründen für eine verspätete Zahlung. Einige sind außerhalb unserer Kontrolle, während andere eindeutig unsere Schuld sind. Unabhängig davon zeigt die Entschuldigung, dass du Verantwortung übernimmst und verstehst, dass du deinen Teil der Vereinbarung nicht erfüllt hast.

Offensichtlich sind einige verspätete Zahlungen viel ernster als andere und können laufende finanzielle Auswirkungen haben oder dich sogar in rechtliche Schwierigkeiten bringen. Wenn das der Fall ist, kümmern dich schnell um die Situation, konsultiere bei Bedarf einen Anwalt, wende dich an die betroffene Partei und versuche das Problem zu lösen.

Allerdings fällt für die meisten von uns eine verspätete Zahlung wahrscheinlich nicht in diese Kategorie und kann nur zu einer Zinszahlung und Verlegenheit führen.

In Anbetracht dessen ist die Anleitung, die wir unten in unserem Muster-Erklärungsschreiben für eine verspätete Zahlung geben, angemessen, um sie als Rahmen für die Erstellung deines eigenen Briefes zu verwenden.

Verwende den Musterbrief und die Notizen, um deine Entschuldigung zu schreiben.

Notizen Business Entschuldigungsbrief:

Anrede: 
Wenn du eine freundschaftliche Beziehung auf Vornamensbasis hast, kann es sinnvoll sein, den Vornamen zu verwenden. Es kann jedoch signalisieren, dass du die verspätete Zahlung nicht ernst nimmst. Wenn du betonen willst, wie leid es dir tut und wie ernst du die Situation nimmst, ist es besser die Person formell als Herr oder Frau anzusprechen.  Auch wenn es sich um eine persönliche Beziehung handelt. Es schafft eine Trennung zwischen deiner persönlichen Beziehung und deiner Geschäftsvereinbarung.

Sehr geehrte/r _______________________,

Entschuldige dich mit einer detaillierten Darstellung der Situation und der Einzelheiten.

Beginne mit einem allgemeinen Begriff für die Verspätung zusammen mit Angaben wie z.B. Fälligkeitsdatum, Betrag etc.

Bitte nehmen Sie unsere aufrichtige Entschuldigung für die verspätete Zahlung an.

Wir waren uns deutlich bewusst, dass unsere Zahlung des [Zahlungsbetrags] am[Datum] fällig war und dass wir die Zahlung nicht rechtzeitig überwiesen haben.

Es gibt keine legitime Entschuldigung, die wir anbieten können und wir sind uns der Tatsache bewusst, dass das, was die Verzögerung bei uns verursacht hat, nicht Ihre Verantwortung oder Ihr Problem ist.

Erkenne die Situation, den entstandenen Schaden und die Folgen einer nicht rechtzeitigen Zahlung an.

Wir sehen die Unannehmlichkeiten, die Ihnen und Ihrer Firma dadurch entstanden sein müssen. Wir verstehen die Auswirkungen der Erwartung von Zahlungen an einem bestimmten Tag und wie störend es für den Zahlungsflow und den Geschäftsbetrieb sein kann, wenn diese Zahlungen nicht eingehen.

Übernimm die volle Verantwortung und mache deutlich, dass du schuld bist.

Wir übernehmen die volle Verantwortung. Unsere Zahlung war verspätet, wir sind unserer Verpflichtung nicht nachgekommen und das ist völlig inakzeptabel.

Erkenne deine Rolle in der Situation mit einer detaillierten Darstellung dessen, was passiert ist, ohne Ausreden zu verwenden.

Wir möchten Sie wissen lassen, warum das passiert ist (Begründung angeben). Wir versuchen nicht uns herauszureden, wir sind eindeutig schuld, hielten es aber für wichtig das klarzustellen um Ihr Vertrauen zurückzugewinnen.

Versprich, dass es nicht wieder vorkommen wird und warum es wichtig ist, dass es das nicht tut.

Wir versprechen Ihnen, dass dies nie wieder vorkommen wird und haben alle notwendigen Schritte unternommen, um dies zu verhindern.

(Wenn dies eine B2B-Situation ist, füge folgendes hinzu: Wir haben alle unsere internen Verfahren überprüft um sicherzustellen, dass auch in der unwahrscheinlichen Situation, in der ähnliche Umstände eintreten, alle Zahlungen rechtzeitig erfolgen.)

Es ist sehr wichtig, dass Sie weiterhin darauf vertrauen, dass wir alle zukünftigen Zahlungen gemäß unserer Vereinbarung leisten werden.

Füge eine Erklärung des Bedauerns bei.

Wir sind von uns selbst enttäuscht und was noch wichtiger ist, wir haben Sie enttäuscht und bedauern es zutiefst.

Biete eine Möglichkeit, die verursachten Schmerzen zu lindern.

Anbei finden Sie unsere Zahlung von [Zahlungsbetrag]. Uns ist bekannt, dass der Betrag abzüglich der von uns eventuell angefallenen Zinskosten ist. Wenn es zusätzliche Kosten oder Zinsen kam, die durch unsere verspätete Zahlung verursacht werden, informieren Sie uns bitte und wir werden Ihnen umgehend einen Scheck zusenden.

Beende mit der Bereitschaft, alles zu tun, was notwendig ist um die Situation zu korrigieren.

Wenn es noch etwas gibt, was wir tun können, um Ihr Vertrauen zurückzugewinnen oder unsere Beziehung zu stärken, lassen Sie es uns bitte wissen.F

Nochmals unsere aufrichtige Entschuldigung.

Freundliche Grüße,

Durch die Darstellung dessen, was in einem effektiven Entschuldigungsbrief für eine verspätete Zahlung enthalten sein muss, wird es einfacher sein, eine eigene zu erstellen.

Verwende die “Notizen” als Leitfaden, während du die Besonderheiten durch deine eigene Situation ersetzt. Die Reihenfolge ist nicht wichtig, also schreibe den Brief so, wie es sich für dich am besten anfühlt. Wichtig ist jedoch, dass alle Punkte (je nach Bedarf) einbezogen werden und dass der Empfänger versteht, dass du das Geschehene aufrichtig bedauerst, Verantwortung übernimmst und dich entschuldigst.